Terminos y Condiciones del SaaS Sagy

Sagy es una solución SaaS para la gestión inteligente de servicios públicos domiciliarios, la cual centraliza datos históricos, extrae información de facturas mediante el uso de inteligencia artificial y ofrece un servicio transversal de auditoría y reclamación administrativa ante Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y, cuando aplique, ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Su finalidad es facilitar la gestión integral de los servicios públicos de los Clientes y acompañarlos en la gestión de Peticiones y/o Recursos administrativos ante las entidades pertinentes con el fin de optimizar costos asociados a dichos servicios.

• "ANS": corresponden a los Acuerdos de Niveles de Servicio a través de los cuales, las Partes acuerdan niveles de disponibilidad, mantenimiento, atención, criticidad de incidentes, entre otros. Los ANS se incorporarán a estos términos y condiciones como Anexo 1.
• "Clientes": significa aquella Persona que solicita, adquiere y usa los Servicios que se regulan con los presentes términos y condiciones.
• "Cobro Coactivo": Es el procedimiento administrativo mediante el cual una entidad pública o una Empresa Prestadora de Servicios Públicos exige de manera forzosa el pago de obligaciones pecuniarias a su favor.
• "Empresas Prestadoras de Servicios Públicos": Son las personas naturales o jurídicas, públicas, privadas o mixtas, encargadas de la prestación de los servicios públicos domiciliarios, tales como energía eléctrica, gas, acueducto, alcantarillado, aseo, alumbrado público u otros servicios similares, ante las cuales se presentan las Peticiones y/o Recursos objeto del Servicio de Auditoría.
• "Jurisdicción Contencioso Administrativa": Es el conjunto de órganos judiciales de la República de Colombia encargados de conocer y decidir los conflictos jurídicos en los que se controvierta la legalidad de los actos administrativos proferidos por las autoridades públicas, incluyendo aquellos relacionados con los servicios públicos domiciliarios.
• "Sagy" y/o "Plataforma": significa la plataforma tecnológica, aplicación o desarrollo informático, independientemente de su denominación, que ofrecerá al Cliente el acceso a los Servicios. El nombre de la plataforma tecnológica, su formato y funcionamiento, podrá variar según lo estime conveniente la Compañía.
• "Mantenimiento": se entiende como los tiempos de inactividad o interrupciones del Servicio, derivados del mantenimiento técnico, operativo y/o tecnológico que la Compañía requiera realizar y que pueden incluir, pero no se limitan, a: (i) ventanas de mantenimiento realizadas por la Compañía, entendiéndose como la modificación o reparaciones del SaaS; y (ii) mantenimiento de emergencia, el cual refiere a los mantenimientos críticos no planificados para la seguridad y el desempeño de la configuración del SaaS, sin los cuales los estándares del Servicio no se cumplirían.
• "Partes": significa conjuntamente la Compañía y los Clientes.
• "Persona": significa cualquier persona natural, sociedad civil o mercantil, patrimonio autónomo, joint venture, asociación, compañía, corporación, fundación o cualquier otra entidad con personería jurídica o cualquier otra entidad de gobierno o cualquier nación o subdivisión política de la misma, sea local o extranjera, y cualquier agencia, autoridad, cuerpo regulatorio, corte, banco central o cualquier entidad en el ejercicio de sus facultades ejecutivas, legislativas o judiciales.
• "Plan": significan las diferentes opciones para acceder a los Servicios conforme a la necesidad del Cliente.
• "Poder Especial": Significa la autorización otorgada por el Cliente a la Compañía para representarlo ante las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y autoridades competentes, con el fin de gestionar Peticiones, Recursos y demás trámites administrativos relacionados con la facturación y los servicios públicos.
• "Prima de Éxito": significa la Tarifa variable cobrada por la Compañía equivalente a un porcentaje del ahorro real percibido por el Cliente.
• "Peticiones y/o Recursos": Se refiere a las actuaciones administrativas que Sagy adelanta en nombre del Cliente, en desarrollo del Servicio de Auditoría, ante las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y/o las autoridades competentes, tales como derechos de petición, reclamaciones, recursos de reposición, apelación o cualquier otro mecanismo administrativo previsto en la ley, con el fin de cuestionar, corregir o solicitar la revisión de la facturación de los servicios públicos domiciliarios.
• "Proceso Administrativo": significa el conjunto de trámites, gestiones y actuaciones jurídicas extrajudiciales que la Compañía adelantará en nombre y representación del Cliente ante las entidades pertinentes con el fin de objetar, reclamar o solicitar ajustes sobre la facturación de servicios públicos.
• "Proveedor Tecnológico de Pagos": significa la persona natural o jurídica, distinta de Sagy, que presta servicios tecnológicos y operativos para la recepción, procesamiento y validación de pagos electrónicos, incluyendo la conexión con entidades financieras y Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, permitiendo al Cliente realizar pagos a través de la Plataforma.
• "Servicios": significa el conjunto de soluciones tecnológicas y de consultoría prestadas por la Compañía al Cliente, que incluyen el acceso y uso de la plataforma SaaS (en adelante, el "Servicio de Software as a Service"), la auditoría de facturación de servicios públicos domiciliarios y la gestión de Peticiones y/o Recursos (en adelante, el "Servicio de Auditoría"). El Servicio de Software as a Service será prestado a través de la modalidad de computación en la nube ofrecido a través de Sagy y que será accesible de manera remota.
• "Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios": Es la autoridad administrativa del orden nacional encargada de la inspección, vigilancia y control de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, ante la cual Sagy podrá adelantar, cuando resulte aplicable, actuaciones administrativas en representación del Cliente dentro del marco del Servicio de Auditoría.
• "Tarifas": se refiere al valor y/o pago a cargo del Cliente que reconoce a la Compañía como contraprestación por el acceso, uso del Software y/o prestación de los Servicios, incluyendo, cuando aplique, cargos fijos, variables o Primas de Éxito, conforme al Plan contratado y a lo previsto en este instrumento.

3.1 Objeto

Al contratar los Servicios, al aceptar los presentes términos y condiciones, los Clientes están contratando libre y voluntariamente un Servicio integral para la gestión, analítica y auditoría de servicios públicos domiciliarios, facilitando la extracción de datos, el control de consumo, la trazabilidad presupuestal y optimización de costos mediante la gestión de Peticiones y/o Recursos a nombre del Cliente ante Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y entes de control.

La Compañía otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, no perpetua y no transferible sobre Sagy para que el Cliente pueda acceder al Servicio de Software as a Service. Al otorgar esta licencia de forma no exclusiva, la Compañía conserva el derecho y prerrogativa de licenciar el uso de Sagy a terceras personas, sin que esto represente o implique un perjuicio o detrimento de los derechos de los Clientes. Cualquier uso no autorizado podrá generar el pago de perjuicios en favor de la Compañía.

La licencia de uso de Sagy tendrá la duración del Plan contratado, este periodo no será inferior a un (1) año. Transcurrido este período, el Servicio se renovará automáticamente por el mismo plazo inicialmente contratado, salvo que el Cliente manifieste su intención de cancelarlo. En consecuencia, la relación comercial continuará vigente de manera indefinida hasta que alguna de las Partes comunique su decisión de darla por terminada.

Las condiciones del Servicio incluyen estos términos y condiciones, y cualquier otro documento vinculante que esté publicado por la Compañía, en cualquier medio que ésta designe para tal fin, o que se le dé a conocer al Cliente por cualquier otro medio, los cuales estarán disponibles para su consulta.

3.2 Servicio de SaaS y alcance

La Compañía ofrece un servicio de Software as a Service que se ejecuta en la nube, es decir, que le permite a los Clientes acceder a las funcionalidades que ofrece Sagy por medio de las cuentas o sesiones a las que tiene acceso remoto mediante un ordenador o dispositivo móvil conectado a internet. A través de Sagy, los Clientes podrán acceder a una variedad de Servicios diseñados para la gestión inteligente de servicios públicos domiciliarios, que incluyen, pero no se limitan a:

• Visualización de tableros de control de consumos históricos, costos y comportamiento de servicios públicos domiciliarios;
• Procesamiento de información mediante inteligencia artificial a partir de la descarga y lectura de facturas directamente de los portales de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos;
• Acceso a herramientas de tesorería, control de pagos, proyecciones presupuestales y reportes gerenciales para la toma de decisiones;
• Seguimiento de indicadores de sostenibilidad, como la medición de huella de carbono por servicio y sede;
• Seguimiento y trazabilidad en tiempo real de los procesos de reclamación administrativa, recursos de reposición y apelaciones gestionados por la Compañía ante las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios;
• Funcionalidad para grandes empresas y grupos empresariales que permite segmentar y administrar las cuentas de diferentes unidades de negocio o filiales bajo una misma estructura de control.

La Compañía actuará en nombre y representación del Cliente para acceder a los portales web y demás canales digitales de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos con el fin de solicitar, consultar y descargar las facturas y documentos necesarios para la operación, actualización y funcionamiento de la Plataforma para la prestación del Servicio SaaS.

3.3 Servicio de Auditoría y alcance

La Compañía presta un servicio transversal de auditoría técnica y legal sobre los servicios públicos domiciliarios del Cliente. Este Servicio es obligatorio e inseparable del uso de la Plataforma que presta el Servicio de Software as a Service, toda vez que constituye el eje central de la propuesta de valor de Sagy para la optimización de costos.

El Servicio de Auditoría consiste en la prestación de servicios profesionales de consultoría especializada, mediante los cuales Sagy realiza un monitoreo, análisis y revisión técnica de la facturación de servicios públicos domiciliarios del Cliente.

El objetivo de este Servicio es identificar cobros indebidos, errores de lectura, desviaciones significativas, oportunidades de optimización tarifaria o exenciones tributarias no aplicadas. En caso de detectar hallazgos positivos, Sagy adelantará las Peticiones y/o Recursos necesarios a nombre del Cliente para solicitar la corrección, devolución o compensación de dichos valores a favor de este.

El Servicio de Auditoría comprende exclusivamente las siguientes actividades, las cuales se ejecutarán a nombre del Cliente bajo la cuenta y riesgo de Sagy:

• Análisis automatizado y manual de las facturas cargadas en la Plataforma para detectar cobros indebidos, errores en las tarifas, anomalías o sobrecostos.
• Gestión y presentación de Peticiones y/o Recursos ante las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos competentes.
• En caso de respuesta negativa o insatisfactoria por parte de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos competentes, Sagy interpondrá los recursos de reposición ante la misma empresa y, en subsidio apelación ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
• Gestión de la trazabilidad de los procesos por medio del Servicio de Software as a Service hasta obtener una respuesta definitiva en la vía administrativa.
• Verificación de la materialización del beneficio económico (saldo a favor, nota de crédito o descuento) en las facturas posteriores del Cliente.

Los Clientes aceptan y reconocen que el alcance de los Servicios de Auditoría se limita hasta la expedición de la decisión en firme por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios o, en su defecto, hasta el agotamiento de la vía administrativa. En consecuencia, el Servicio no incluye la representación legal en procesos judiciales, demandas ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, actuaciones ante el Consejo de Estado o los Tribunales Administrativos, ni la participación en procesos de conciliación prejudicial ante procuradurías delegadas. Asimismo, se excluye la defensa en procesos de Cobro Coactivo iniciados por Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y cualquier trámite que requiera la comparecencia física del Cliente.

El alcance de los Servicios será determinado por el Plan adquirido por el Cliente.

3.4 Habilitación jurídica y poder de representación

Para la adecuada prestación de los Servicios ofrecidos por la Compañía conforme a la Sección 3.2 y Sección 3.3 de los presentes términos y condiciones, el Cliente reconoce que es necesario habilitar jurídicamente a la Compañía para actuar en su nombre y representación frente a terceros. Lo anterior se regirá por las siguientes disposiciones:

• I. El Cliente se obliga a suscribir un Poder Especial a favor de la Compañía o de los profesionales que ésta designe, para ejecutar las acciones necesarias para la prestación de los Servicios objeto de los presentes términos y condiciones. El alcance específico de las facultades otorgadas será el que se establezca de manera expresa en el respectivo Poder Especial, el cual hará parte integral de la relación contractual entre las Partes. El Cliente reconoce que la aceptación de los términos y condiciones, junto con la firma del Poder Especial, constituye un mandato para que Sagy gestione de manera autónoma la solicitud digital de facturas ante las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, así como también las Peticiones y/o Recursos que la Plataforma identifique como viables.
• II. El Cliente garantiza que la persona que suscriba el Poder Especial es el representante legal de la entidad o cuenta con las facultades legales y estatutarias suficientes para obligar a la empresa y delegar su representación ante terceros. En el caso de grupos empresariales o Clientes con múltiples filiales, se deberá suscribir un poder independiente por cada personería jurídica titular de las facturas de servicios públicos. En caso de producirse un cambio en la representación legal del Cliente o una revocación de facultades de la persona autorizada, el Cliente deberá notificarlo a la Compañía de inmediato y proceder con la suscripción de un nuevo Poder Especial. Sagy no será responsable por la interrupción de trámites o la pérdida de términos legales derivados de la falta de actualización del Poder Especial por cambios en la administración del Cliente.
• III. De conformidad con lo establecido en la Ley 527 de 1999, el Cliente acepta y reconoce que el Poder Especial será suscrito mediante los mecanismos de firma electrónica o digital integrados en Sagy. En consecuencia, las Partes reconocen que dicho documento tendrá la misma validez, fuerza probatoria y efectos jurídicos que un documento suscrito mediante firma manuscrita, toda vez que los mecanismos dispuestos por la Compañía garantizan los atributos de autenticidad, integridad y no repudio de la voluntad del Cliente.

3.5 Condiciones de prestación del Servicio SaaS

El acceso y uso de Sagy, prestada bajo la modalidad de Software as a Service, así como la habilitación y activación de sus funcionalidades y módulos, se encuentran sujetos a la finalización del proceso de habilitación inicial del servicio y al cumplimiento por parte del Cliente de los requisitos establecidos por la Compañía. Dicho proceso incluye, de manera enunciativa, i) el cargue de la última factura física o digital correspondiente a cada cuenta vinculada, ii) información de identificación del Cliente, incluyendo pero sin limitarse a, cédula de ciudadanía del representante legal, Cámara de Comercio, RUT actualizado e información de filiales, sedes y cuentas, iii) la suscripción del Poder Especial mediante firma digital, y en caso de ser necesario, iv) el suministro de credenciales válidas y vigentes de acceso a los portales de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos.

El Cliente reconoce y acepta que la activación plena del Servicio SaaS dependerá del cumplimiento oportuno de dichos requisitos. Cualquier retraso o incumplimiento a los requisitos de activación de los Servicios no suspenderá, reducirá ni afectará el cobro de la Tarifa correspondiente.

El Cliente a través del Software podrá acceder a los siguientes Servicios:

1. Módulo General de Costos de Servicios Públicos

El Cliente podrá visualizar de manera consolidada la información global de costos, consumos, variaciones y presupuestos asociados a la totalidad de los servicios públicos vinculados a su cuenta, independientemente del servicio, prestador y/o ubicación. El presente módulo funcionará como punto de entrada principal para el análisis integral de los servicios públicos del Cliente y mostrará indicadores agregados tales como costos históricos, costos acumulados, variaciones porcentuales, cumplimiento presupuestal y distribuciones generales.

2. Módulos Específicos por Servicio Público

El Cliente podrá visualizar y gestionar de manera detallada la información correspondiente a cada servicio de manera independiente.

a. Módulo de Energía Eléctrica, Módulo de Acueducto y Módulo de Gas

Este módulo le permitirá al Cliente tener el control técnico y financiero del consumo de energía, agua y gas de todas las cuentas y sedes vinculadas. Sus funcionalidades principales incluyen:

• Acceso a tableros de control que resumen el costo total del periodo, el consumo acumulado y la comparativa porcentual frente al año anterior para cada servicio.
• Gráficas dinámicas que contrasten el comportamiento del mes actual contra períodos históricos, permitiendo identificar estacionalidades y variaciones en el gasto operativo.
• Herramienta de inteligencia analítica que utiliza modelos de predicción para marcar automáticamente aquellos meses donde el consumo estuvo por encima o por debajo del promedio normal.
• Capacidad de filtrar la información de cualquiera de los servicios por ubicación geográfica y/o por tipología de sede, facilitando el control de grandes empresas.
• Monitoreo de la evolución del costo unitario y de los componentes adicionales en la factura.
• Detección automática de desviaciones en el consumo que puedan sugerir fallas técnicas o errores de lectura de la Empresa de Servicios Públicos.

b. Módulo de Aseo y Módulo de Alumbrado Público

Este módulo le permitirá al Cliente tener el control técnico y financiero del servicio de aseo y alumbrado público de todas las cuentas y sedes vinculadas. Sus funcionalidades principales incluyen:

• Visualización del costo total facturado por estos conceptos, permitiendo contrastar el acumulado del año anterior frente al actual y calcular desviaciones presupuestales de forma automática.
• Gráficas de comportamiento mensual que facilitan la identificación de picos de facturación o incrementos en las tasas de los servicios aplicadas por las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos.
• Identificación de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y desglose por ubicación geográfica para centralizar el control de carteras.
• Capacidad de filtrar la información de cualquiera de los servicios por ubicación geográfica y/o por tipología de sede, facilitando el control de grandes empresas.
• Detección automática de desviaciones en el consumo que puedan sugerir fallas técnicas o errores de la Empresa de Servicios Públicos.

La información visualizada en el Módulo General de Costos de Servicios Públicos y en los Módulos Específicos por Servicio Público provienen de la extracción automatizada de facturas. El Cliente reconoce y acepta que la precisión de los gráficos y reportes depende de la disponibilidad de la información en los portales de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y de la veracidad de los datos emitidos por las mismas. Estas métricas constituyen el insumo principal para el Servicio de Auditoría y la generación de Peticiones y/o Recursos en caso de detectarse anomalías.

3. Módulo de gestión de facturas

El Cliente podrá tener un control preventivo sobre sus ciclos de facturación y pago de los servicios públicos vinculados, con el fin de apoyar la planeación financiera y la prevención de suspensiones del servicio. Este módulo le permitirá al Cliente acceder a las siguientes funcionalidades:

• Visualización consolidada de las facturas cuyo vencimiento ocurra en la misma fecha, en fechas próximas o en periodos futuros, permitiendo al Cliente planificar oportunamente sus pagos y gestionar su flujo de caja.
• Monitoreo del estado de las facturas asociadas a los servicios públicos, diferenciando entre facturas próximas a vencer, facturas pendientes de emisión y documentos pendientes de carga o disponibilidad en la Plataforma.
• Acceso a tablas consolidadas que contienen la información detallada de la facturación, permitiéndole al Cliente consultar de manera estructurada y completa los datos relevantes de cada factura.
• Visualización y descarga de las facturas originales, cuando se encuentren disponibles, sin que ello implique la obligación de Sagy de garantizar la disponibilidad permanente de dichos documentos en los portales de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos.
• Exportación de la información consolidada de las facturas a formatos de archivo compatibles con sistemas administrativos, contables o ERP, con fines de integración y automatización de procesos internos del Cliente.
• Visualización de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos con mayor incidencia en los costos de los servicios públicos durante períodos recientes, con fines informativos y de análisis financiero.

El Cliente reconoce y acepta que la visualización y descarga de los documentos originales de facturación a través del Módulo de gestión de facturas dependerá de que la respectiva Empresa de Servicios Públicos haya puesto dichos documentos a disposición en su portal web oficial o en los canales habilitados para tal fin, sin que Sagy garantice su disponibilidad, integridad o actualización permanente. Asimismo, el Cliente será el único responsable de mantener vigentes y actualizadas las credenciales de acceso a los portales de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos dentro de la Plataforma. En consecuencia, Sagy no será responsable por la imposibilidad de extraer información, interrupciones en el servicio, ni por la pérdida de oportunidades, términos o plazos legales de reclamación que se deriven de credenciales expiradas, incorrectas o bloqueadas por la Empresa Prestadora de Servicios Públicos, cuando dichas situaciones no hayan sido informadas oportunamente por el Cliente.

Del mismo modo, en el Módulo de gestión de facturas el Cliente podrá realizar los pagos de las facturas de servicios públicos mediante Sagy, bajo las siguientes condiciones:

• Al autorizar un pago, el Cliente confiere un mandato expreso, irrevocable y suficiente para que los recursos correspondientes sean recaudados y posteriormente dispersados a favor de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos seleccionadas, conforme a los tiempos, ciclos operativos y reglas de cada Proveedor Tecnológico de Pagos.
• El Cliente podrá efectuar los pagos a través de los medios de pago habilitados en la plataforma al momento de la transacción, los cuales podrán incluir, sin limitarse a: Botón PSE, tarjetas de crédito y/o débito, códigos QR interoperables y recaudo en efectivo mediante redes aliadas.
• El Cliente es responsable de verificar la exactitud de la información suministrada para la realización del pago, incluyendo, entre otros, el valor a cancelar, el número de referencia, contrato o factura y la selección de la Empresa Prestadora correspondiente.
• El procesamiento del pago, la validación de la transacción, la imputación del pago a la factura correspondiente, los tiempos de acreditación, las devoluciones, rechazos, comisiones y cualquier otra contingencia relacionada con la operación del pago serán de exclusiva responsabilidad del Proveedor Tecnológico de Pagos y/o de la Empresa Prestadora de Servicios Públicos, según corresponda.
• Una vez finalizado el proceso de pago, el Cliente recibirá una confirmación electrónica del resultado de la transacción, la cual constituirá el único soporte de la operación realizada a través del Proveedor Tecnológico de Pagos.
• Sagy actúa exclusivamente como un facilitador tecnológico, que permite la integración o conexión entre el Cliente y el Proveedor Tecnológico de Pagos, y en ningún caso actúa como entidad financiera, recaudadora, intermediaria, ni custodio de los recursos objeto del pago.
• Sagy no garantiza la correcta, oportuna o efectiva aplicación de los pagos realizados a través de esta funcionalidad, ni será responsable por errores, fallas, retrasos, rechazos, pagos duplicados, pagos no aplicados o controversias derivadas de la operación de pago.
• Sagy podrá rechazar, retener o suspender transacciones cuando se detecten alertas de fraude, uso no autorizado del medio de pago, inconsistencias operativas o por requerimiento de las entidades financieras o proveedores tecnológicos de pago.
• El Cliente declara y acepta que es el único responsable de: la existencia, validez, exigibilidad y exactitud de las obligaciones a pagar; la selección correcta de la Empresa Prestadora de Servicios Públicos; la veracidad, integridad y exactitud de la información suministrada para la ejecución del pago.
• Para el uso de la funcionalidad de pago de facturas mediante el Módulo de gestión de facturas, el Cliente reconoce y acepta que deberá leer y aceptar los términos y condiciones, políticas y demás documentos vinculantes establecidos por el Proveedor Tecnológico de Pagos.

4. Módulo de Seguimiento del Presupuesto Anual

El Cliente podrá realizar el seguimiento y control del gasto asociado a los servicios públicos, a partir del análisis de información histórica y parámetros definidos por el Cliente, con fines de planeación financiera y control presupuestal, conforme a las siguientes funcionalidades:

• Estimación presupuestaria automática tomando como referencia el costo histórico del año anterior e indexado conforme al Índice de Precios al Consumidor (IPC) vigente.
• Monitoreo de la ejecución de los recursos mes a mes, comparando el gasto real frente a la proyección para identificar desviaciones significativas.
• Herramientas que permiten desagregar y analizar el cumplimiento presupuestal según la tipología, filial o centro de costos.

El Cliente reconoce y acepta que la información, estimaciones y proyecciones generadas a través del Módulo de Seguimiento del Presupuesto Anual tienen carácter meramente informativo, referencial y no vinculante, y se elaboran con base en datos históricos, parámetros definidos por el Cliente y variables externas tales como el Índice de Precios al Consumidor (IPC). En consecuencia, Sagy no garantiza la exactitud, integridad ni materialización de dichas estimaciones, y cualquier decisión financiera, contable, presupuestal o legal que el Cliente adopte con fundamento en esta información será de su exclusiva responsabilidad.

5. Módulo de Sostenibilidad

El Cliente podrá visualizar y estimar el impacto ambiental derivado de su consumo de servicios públicos, mediante la conversión de datos operativos en métricas informativas de sostenibilidad. El Cliente reconoce y acepta que los indicadores de sostenibilidad, estimaciones de impacto ambiental y cálculos de huella de carbono generados a través del Módulo de Sostenibilidad se basan en factores de emisión estándar y metodologías de referencia. Dichos resultados tienen carácter informativo y no constituyen certificaciones oficiales ni validaciones ante autoridades, entes reguladores o terceros, por lo que su uso para fines de reporte externo, cumplimiento normativo o auditorías será responsabilidad exclusiva del Cliente.

6. Módulo de Trámites y Gestiones

El Cliente podrá realizar seguimiento del Servicio de Auditoría a través de este módulo, cuya finalidad es proporcionar visibilidad, trazabilidad y control sobre las gestiones administrativas adelantadas por Sagy, sin que ello implique participación directa del Cliente en dichas actuaciones. El módulo permitirá al Cliente acceder, entre otras, a las siguientes funcionalidades:

• Visualización gráfica del estado general de las Peticiones y/o Recursos administrativos.
• Visualización del análisis de ahorro según el tipo de oportunidad o gestión realizada.
• Visualización del consolidado de los ahorros logrados, conforme a los resultados derivados de la gestión de la Compañía.

En cualquier caso, el alcance del Servicio será determinado por las especificaciones de cada Plan, contratado por el Cliente.

3.6 Condiciones de prestación del Servicio de Auditoría

El Servicio de Auditoría prestado por Sagy constituye un servicio transversal, obligatorio y parte esencial de la propuesta de valor ofrecida a los Clientes, el cual se presta de manera conjunta con el uso y acceso a la Plataforma. En consecuencia, el Cliente reconoce y acepta que dicho Servicio se entenderá contratado junto con la licencia de uso del software, de conformidad con el Plan adquirido.

3.6.1 Firma y aceptación del Poder Especial

Para la correcta ejecución del Servicio de Auditoría, el Cliente deberá otorgar de manera previa, expresa y obligatoria un Poder Especial a favor de Sagy, mediante los mecanismos de firma electrónica o digital habilitados en la Plataforma o a través de los medios que la Compañía disponga para tal fin. Dicho Poder Especial tendrá como finalidad autorizar a Sagy para actuar en nombre y representación del Cliente ante las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos y, cuando resulte aplicable, ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, exclusivamente dentro del ámbito administrativo, para adelantar las gestiones necesarias relacionadas con la auditoría, análisis, reclamación y seguimiento de la facturación de los servicios públicos del Cliente. El Cliente entiende y acepta que la ausencia, revocatoria, limitación o falta de vigencia del poder especial impedirá la ejecución total o parcial del Servicio de Auditoría, sin que ello genere responsabilidad alguna para Sagy.

3.6.2 Prima de éxito y condiciones económicas del Servicio de Auditoría

El Cliente reconoce y acepta que el Servicio de Auditoría prestado por Sagy se remunera mediante una Prima de Éxito, la cual constituye una tarifa variable según el Plan contratado y asociada exclusivamente a los beneficios económicos efectivamente obtenidos como resultado de las gestiones administrativas adelantadas por Sagy.

3.6.3 Causación de la Prima de Éxito

La Prima de Éxito corresponde a un porcentaje previamente informado y aceptado por el Cliente sobre el ahorro real, efectivo y verificable percibido por este, derivado de descuentos, ajustes, devoluciones o saldos a favor reflejados de manera expresa en la facturación de los servicios públicos domiciliarios objeto de auditoría. La Prima de Éxito solo se causa cuando el beneficio económico se materializa, es decir, cuando el Cliente puede constatar dicho ahorro en su factura, estado de cuenta o documento equivalente emitido por la Empresa Prestadora del Servicio Público correspondiente.

En ningún caso la Prima de Éxito se causa por:

• La sola presentación de Peticiones y/o Recursos.
• La emisión de actos administrativos sin efecto económico.
• Fallos o decisiones que no se traduzcan en un beneficio económico tangible para el Cliente.

3.6.4 Naturaleza de la Prima de Éxito

La Prima de Éxito no constituye un honorario profesional, comisión por gestión aislada ni contraprestación por asesoría jurídica, sino una tarifa contractual asociada al resultado económico efectivamente percibido por el Cliente como consecuencia de la ejecución del Servicio de Auditoría. El Cliente acepta que Sagy asume el riesgo operativo de adelantar las gestiones administrativas, razón por la cual no se generará cobro alguno por el Servicio de Auditoría en ausencia de un beneficio económico verificable, sin perjuicio de las Tarifas fijas del Plan contratado, cuando a ello haya lugar.

3.6.5 Momento de exigibilidad y forma de pago

La Prima de Éxito será exigible a partir del momento en que el beneficio económico sea visible y verificable, y Sagy pondrá a disposición del Cliente la evidencia documental que soporte dicho ahorro. El pago de la Prima de Éxito deberá realizarse dentro del plazo indicado en la factura o cuenta de cobro emitida por Sagy, mediante los medios de pago habilitados por la Compañía conforme a lo establecido en los presentes Términos y Condiciones.

3.6.6 Efectos de la terminación de la relación contractual sobre la Prima de Éxito

La terminación de la relación contractual entre las Partes, por cualquier causa, no extingue la obligación del Cliente de pagar la Prima de Éxito respecto de aquellos beneficios económicos que se materialicen como resultado de gestiones administrativas iniciadas por Sagy durante la vigencia del presente Acuerdo. En consecuencia, si con posterioridad a la terminación del Acuerdo se concreta un beneficio económico directamente atribuible a actuaciones adelantadas por Sagy, el Cliente estará obligado a pagar la Prima de Éxito correspondiente, en los términos aquí establecidos.

3.6.7 Cancelación del Servicio de Auditoría y terminación anticipada

El Cliente podrá solicitar la cancelación o terminación anticipada del contrato conforme a lo previsto en estos Términos y Condiciones. No obstante, el Cliente reconoce y acepta que la terminación del contrato no afecta ni invalida las actuaciones administrativas que Sagy haya iniciado durante la vigencia del mismo en desarrollo del Servicio de Auditoría. En caso de terminación anticipada:

• Sagy quedará facultada para finalizar o suspender las gestiones administrativas en curso, a su criterio técnico y operativo.
• La terminación no exonera al Cliente del pago de la Prima de Éxito respecto de aquellos beneficios económicos que se materialicen con posterioridad, siempre que sean consecuencia directa de gestiones adelantadas por Sagy durante la vigencia del contrato.

La cancelación del Servicio no dará lugar a devoluciones, compensaciones ni indemnizaciones a favor del Cliente, salvo disposición legal expresa en contrario.

3.6.8 Obligaciones y prohibiciones del Cliente en relación con el Servicio de Auditoría

Sin perjuicio de las demás obligaciones previstas en estos Términos y Condiciones, el Cliente se obliga a:

• Suministrar a Sagy información veraz, completa, actualizada y verificable, así como los documentos necesarios para la correcta ejecución del Servicio de Auditoría.
• Mantener vigentes las autorizaciones, accesos, credenciales y el poder especial otorgado a Sagy durante la ejecución del Servicio de Auditoría.
• Abstenerse de interferir, obstaculizar o entorpecer las gestiones administrativas adelantadas por Sagy.
• Informar oportunamente a Sagy sobre cualquier reclamación, recurso o gestión administrativa relacionada con los servicios públicos que adelante por su cuenta o a través de terceros.

El Cliente se abstendrá de:

• Adelantar Peticiones y/o Recursos paralelos sobre los mismos conceptos auditados sin notificar previamente a Sagy.
• Revocar el Poder Especial con el fin de eludir el pago de la Prima de Éxito.
• Atribuir a Sagy responsabilidades derivadas de información incorrecta, incompleta o tardía suministrada por el propio Cliente.

El incumplimiento de estas obligaciones facultará a Sagy para suspender o dar por terminado el Servicio de Auditoría, sin que ello genere responsabilidad alguna a su cargo.

3.6.9 Garantía, recursos y limitaciones de responsabilidad en el Servicio de Auditoría

Sagy no otorga garantías de resultado respecto del Servicio de Auditoría, toda vez que las decisiones finales dependen exclusivamente de terceros ajenos a su control. La responsabilidad de Sagy se limita a la correcta ejecución del Servicio conforme a los presentes Términos y Condiciones, y en ningún caso responderá por:

• Actos, omisiones o decisiones de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos o de las autoridades administrativas.
• Cambios normativos, regulatorios o jurisprudenciales.
• Beneficios económicos no otorgados, revocados o modificados por decisiones de terceros.

En ningún evento Sagy será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño reputacional o perjuicios consecuenciales, derivados de la prestación del Servicio de Auditoría. Los recursos del Cliente frente al Servicio de Auditoría se limitarán a los mecanismos de soporte y atención dispuestos por Sagy, conforme a los canales y procedimientos establecidos en la Plataforma.

3.7 Requisitos para acceder a los Servicios

Para que los Clientes puedan acceder a los Servicios, deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

• Suministrar a Sagy la última factura de cada cuenta o punto de servicio que desee vincular (en formato físico escaneado o digital en PDF), así como el certificado de existencia y representación legal, el RUT actualizado, copia del documento de identidad del representante legal o de la persona autorizada para suscribir el Poder Especial, y cualquier otro documento que resulte necesario para la adecuada prestación de los Servicios.
• Proporcionar a la Compañía las credenciales válidas y vigentes de acceso a los portales web oficiales de las respectivas Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, siendo responsable de su actualización y custodia, siempre y cuando sean necesarias para la prestación de los Servicios.
• Suscribir, a través del representante legal o de la persona debidamente facultada, el Poder Especial mediante los mecanismos de firma electrónica o digital dispuestos por Sagy.
• Contar con los recursos necesarios para pagar las Tarifas y/o Prima de Éxito.
• Contar con dispositivos que cumplan con los requisitos de compatibilidad y con los requerimientos del sistema correspondientes.
• Cumplir con cualquier otro requisito operativo, técnico o documental que la Compañía considere necesario para la prestación de los Servicios.
• Tener la capacidad jurídica para contratar.
• Haber leído y aceptado estos términos y condiciones.

3.8 Credenciales de acceso

Para acceder y utilizar la Plataforma Sagy, el Cliente contará con un usuario y contraseña de acceso, o con los mecanismos de autenticación que la Compañía habilite en cada momento. Dichas credenciales son personales, únicas e intransferibles, por lo cual el Cliente será el único responsable por su custodia, confidencialidad y correcto uso.

El Cliente será responsable por cualquier uso realizado a través de sus credenciales de acceso, ya sea que dicho uso haya sido efectuado por el propio Cliente, por sus empleados, contratistas, filiales, terceros autorizados o por terceros no autorizados que hayan accedido a las mismas, de forma voluntaria o involuntaria.

El Cliente se obliga a notificar de manera inmediata a Sagy, por un medio idóneo y fehaciente, cualquier uso no autorizado de su cuenta, pérdida, acceso indebido o sospecha de vulneración de sus credenciales, con el fin de que la Compañía adopte las medidas de seguridad correspondientes.

El Cliente reconoce y acepta que Sagy no será responsable cuando la ejecución del Servicio se vea limitada o imposibilitada por:

• La falta de entrega o vigencia de las credenciales necesarias.
• Restricciones impuestas por las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos.
• Fallas, indisponibilidad o cambios en los portales de terceros.
• Información incompleta, incorrecta o desactualizada suministrada por el Cliente.

3.9 Tarifas de los Planes

Las Tarifas de los Planes serán actualizados periódicamente y podrán ser consultados en la plataforma. El Cliente acepta que las Tarifas se rigen por las siguientes condiciones especiales:

• i. Componentes de las Tarifas. De acuerdo con el Plan contratado, la Tarifa estará compuesta por: a) Cargo fijo por uso del Servicio de Software as a Service, el cual se encuentra excluido del IVA de conformidad con la normatividad tributaria vigente; y b) Cargo variable por uso del Servicio de Auditoría ("Prima de Éxito"), correspondiente a un pago variable calculado como un porcentaje sobre los ahorros efectivamente logrados, el cual se encuentra gravado con IVA.
• ii. Cada Plan estará sujeto a las condiciones técnicas y comerciales definidas por la Compañía, las cuales podrán incluir limitaciones de uso, disponibilidad, capacidad, restricciones operativas u otras características propias del Servicio contratado.
• iii. La Compañía se reserva el derecho a actualizar sus precios de conformidad con su política empresarial, caso en el cual se le comunicará al Cliente los nuevos precios.
• iv. Las Tarifas del Servicio obtenido se mantendrán durante la vigencia del mismo. En caso de no renovar el Servicio, el Cliente deberá notificarlo por escrito a la Compañía con una antelación mínima de treinta (30) días calendario antes del inicio de la nueva vigencia; de lo contrario, el Servicio se renovará automáticamente y se entenderá como aceptación de las nuevas Tarifas.

3.10 Periodo de Prueba Gratuita

La Compañía podrá, a su discreción y bajo las condiciones publicadas en la Plataforma, ofrecer un periodo de prueba gratuita para determinados Planes, con el fin de que el Cliente evalúe el uso y las funcionalidades de Sagy. Salvo que se indique expresamente lo contrario, el periodo de prueba tendrá una duración de catorce (14) días calendario. Durante el periodo de prueba, el Cliente tendrá acceso a los Servicios de Software as a Service incluidas en el Plan seleccionado. La ejecución del Servicio de Auditoría no se iniciará sino hasta la finalización del periodo de prueba y la formalización de una suscripción paga, salvo pacto en contrario.

Una vez finalizado el periodo de prueba, el Servicio se convertirá automáticamente en una suscripción paga conforme al Plan seleccionado, a menos que el Cliente manifieste su decisión de no continuar con el Servicio antes del vencimiento del periodo de prueba. El periodo de prueba gratuita se otorgará una (1) vez por Cliente. La creación de múltiples cuentas o cualquier otra maniobra destinada a eludir el pago del Servicio constituye incumplimiento grave de los presentes Términos y Condiciones.

3.11 Método y forma de pago

La Compañía pondrá a disposición del Cliente los siguientes métodos de pago para que el Cliente pueda realizar el pago de la Tarifa:

• Transferencia bancaria a la cuenta de ahorros Bancolombia 27900004509.

El Cliente reconoce y acepta que será el único responsable del pago de todos los impuestos, tasas, contribuciones, tributos, retenciones, cargos financieros y comisiones que se generen con ocasión de la contratación de los Servicios. Sagy se reserva el derecho de suspender temporal o definitivamente el acceso a la Plataforma y/o la prestación de los Servicios cuando el Cliente incurra en mora o incumpla las condiciones de pago.

3.12 Cancelación del Servicio y Terminación Anticipada

El Cliente reconoce y acepta que los Servicios prestados por Sagy se contratan bajo un esquema de servicio mixto, que comprende el acceso y uso de la Plataforma tecnológica bajo la modalidad de Software as a Service (SaaS) y la prestación de un Servicio transversal de Auditoría administrativa.

El Acuerdo tendrá la vigencia y permanencia mínima previstas en el Plan contratado. En consecuencia, el Cliente no podrá cancelar el Servicio de manera anticipada sin causa justificada antes de cumplirse el período mínimo de permanencia, salvo disposición legal en contrario.

No obstante, el Cliente podrá dejar de utilizar los Servicios en el período mínimo de permanencia, caso en el cual reconoce y acepta que:

• La decisión de dejar de utilizar los Servicios no dará lugar a la devolución de las sumas pagadas por concepto de tarifas periódicas del Servicio SaaS.
• Sagy podrá suspender de manera inmediata el acceso a la Plataforma y cesar las gestiones relacionadas con el Servicio de Auditoría.
• La decisión no extingue la obligación del Cliente de pagar la Prima de Éxito respecto de aquellos beneficios económicos que se materialicen como consecuencia directa de gestiones adelantadas por Sagy durante la vigencia del período mínimo de permanencia.

Sagy podrá dar por terminado el contrato de manera unilateral y sin responsabilidad alguna cuando el Cliente incumpla de forma grave o reiterada sus obligaciones contractuales, incluyendo, pero sin limitarse a, el incumplimiento de las condiciones de pago, el uso indebido de la Plataforma o la revocatoria injustificada del Poder Especial.

3.13 Servicios de Soporte

a. Mantenimiento de Sagy

La Compañía se compromete a efectuar actividades de mantenimiento preventivo y correctivo, con la finalidad de evitar posibles errores, fallas o intermitencias en ejecución de la licencia de uso de Sagy o de corregir sus errores, fallas o intermitencias. En ejecución de la obligación de mantenimiento, la Compañía podrá deshabilitar el acceso y uso a Sagy para la realización de reparaciones o de mantenimientos que hayan sido programados con una anticipación de veinticuatro (24) horas, o cuando sea requerido razonablemente para garantizar los ANS.

En condiciones normales, el Servicio de Software as a Service estará disponible en los porcentajes acordados en los ANS; sin embargo, el Cliente acepta que pueden llegar a presentarse tiempos de inactividad o interrupciones del Servicio, derivadas del mantenimiento técnico, operativo y/o tecnológico que la Compañía requiera realizar. La Compañía podrá efectuar modificaciones o actualizaciones al Servicio, tales como infraestructura, seguridad, configuraciones técnicas, características de las aplicaciones, incluye actualizaciones destinadas a reflejar cambios en la tecnología.

b. Soporte técnico

La Compañía proporcionará atención a las fallas de Sagy de acuerdo con su nivel de criticidad, a través del personal correspondiente. Este equipo estará disponible para responder a las solicitudes enviadas por correo electrónico o mediante los canales de comunicación que la Compañía ponga a disposición del Cliente, en los horarios establecidos en los ANS.

La vigencia de la prestación del Servicio estará determinada por el plazo establecido en el Plan, contratado por el Cliente, el cual tendrá un término mínimo inicial de doce (12) meses. Al finalizar dicho plazo, la prestación del Servicio se renovará automáticamente por un período equivalente, salvo que cualquiera de las Partes manifieste su intención de no renovarlo, mediante notificación escrita enviada a la otra Parte con una antelación mínima de treinta (30) días calendario previos al vencimiento del periodo vigente.

Durante el término inicial, el Cliente asume un compromiso de permanencia, por lo cual la terminación anticipada de los Servicios, sin justa causa, no lo exonera del pago de las Tarifas fijas causadas o por causarse hasta la finalización del periodo contratado, ni de los valores derivados de la Prima de Éxito u otros cargos asociados a los Servicios prestados.

La notificación para la no renovación de los Servicios deberá realizarse exclusivamente a través de: (i) el módulo de gestión de suscripción dentro de Sagy, o (ii) mediante correo electrónico enviado a soporte@sagy.com.co. No serán válidas las notificaciones enviadas por WhatsApp, llamadas telefónicas o redes sociales.

Durante la vigencia del contrato y conforme al Plan contratado, Sagy otorga al Cliente una licencia de uso limitada, no exclusiva, no transferible, no sublicenciable y onerosa, para acceder y utilizar la Plataforma tecnológica bajo la modalidad de Software as a Service (SaaS), únicamente para sus operaciones y gestión interna, de conformidad con los presentes Términos y Condiciones.

La licencia de uso concedida no implica en ningún caso la cesión de derechos de propiedad intelectual, ni confiere al Cliente derecho alguno sobre el código fuente, arquitectura, algoritmos, bases de datos, modelos de inteligencia artificial, documentación técnica o cualquier otro componente de la Plataforma, los cuales son y seguirán siendo de titularidad exclusiva de Sagy o de sus licenciantes.

El Cliente reconoce y acepta que la licencia de uso podrá incluir, a discreción de Sagy, funcionalidades adicionales, actualizaciones, mejoras o modificaciones que la Compañía decida incorporar a la Plataforma, sin que ello implique la obligación de mantenerlas de forma permanente ni la prestación de servicios adicionales distintos a los expresamente contratados.

Una vez finalizada la vigencia del contrato, por cualquier causa, la licencia de uso se extinguirá automáticamente, y el Cliente deberá cesar de inmediato cualquier acceso o utilización de la Plataforma, sin perjuicio de las obligaciones económicas y contractuales que se mantengan vigentes conforme a este instrumento.

6.1 Derechos de Propiedad Intelectual

Cada una de las Partes será propietaria exclusiva de todos aquellos derechos de propiedad intelectual de los que sea titular o licenciatario legítimo. Por ello, ninguna de las Partes otorga, de manera implícita o expresa, derecho de propiedad o explotación alguno en relación con cualesquiera derechos de propiedad intelectual de la otra Parte.

Por ende, todos y cualesquiera derechos de propiedad intelectual que fueren utilizados de cualquier forma por las Partes para el desarrollo de la prestación del Servicio, seguirán siendo de titularidad de la Parte a la que dichos derechos de propiedad intelectual pertenecieran, y su utilización para los propósitos del aprovechamiento y prestación del Servicio no confiere, de manera expresa o implícita, derecho distinto a los que se enuncian en estos términos y condiciones.

6.2 Restricciones del Servicio de Software

El Cliente garantiza y manifiesta que entiende que la licencia de uso se encuentra sujeta a las siguientes restricciones:

• La licencia de uso no podrá ser compartida o utilizada por personas distintas al Cliente.
• El Cliente no podrá licenciar, vender, alquilar, arrendar, transmitir, ceder, distribuir, mostrar, albergar, subcontratar, revelar o de cualquier otra forma explotar comercialmente u ofrecer o prestar el Servicio en términos distintos a los permitidos.
• El Cliente no podrá modificar, crear obras derivadas, ni realizar actividades de desensamblaje, descompilación o ingeniería inversa sobre cualquier parte del Servicio, o acceder o usar el Servicio con el fin de crear, soportar y/o asistir a una tercera persona en la construcción y/o soporte de productos o servicios que sean competencia de la Compañía.
• Ninguna parte del Servicio puede ser copiada, reproducida, distribuida, publicada, descargada, mostrada, editada o transmitida, en modo alguno o por cualquier medio.
• El Cliente se obliga a prevenir y evitar que terceros no autorizados tengan acceso a los Servicios.

7.1 Obligaciones de los Clientes

Los Clientes se comprometen a cumplir con todas las obligaciones que se expresan en los presentes Términos y Condiciones. Además, tendrán las siguientes obligaciones:

• Dirigirse con respeto al personal de la Compañía.
• Autorizar a Sagy para consultar, descargar y acceder a sus facturas de servicios públicos por cualquier medio digital.
• Digitalizar y cargar la factura a la Plataforma cuando esté disponible en formato físico.
• Firmar electrónicamente un Poder Especial que faculte a Sagy para actuar en representación del Cliente ante las Empresas de Servicios Públicos y la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
• Pagar las Tarifas para acceder a los Servicios, en caso de ser necesario.
• Pagar a Sagy la Prima de Éxito sobre el beneficio económico tangible una vez este se refleje en la factura.
• Abstenerse de utilizar cualquier técnica que evite el pago de la Tarifa y/o Prima de Éxito.
• Cumplir con el periodo de permanencia mínima de un (1) año establecido para los Planes.
• Respetar los derechos sobre propiedad intelectual, propiedad industrial o derechos de autor de la Compañía.
• Enviar la información necesaria para el buen funcionamiento de Sagy y el aprovisionamiento de los Servicios.
• Dar aviso a la Compañía sobre cualquier irregularidad o ilegalidad que tenga conocimiento.
• Leer y conocer a cabalidad los presentes términos y condiciones.
• Cumplir con todas las normas expresadas en estos términos y condiciones o en otros documentos vinculantes.

7.2 Prohibiciones de los Clientes

El Cliente garantiza que no realizará las actividades descritas a continuación. El Cliente asume plena y exclusiva responsabilidad frente a la Compañía por cualquier incumplimiento de estas prohibiciones:

• Vender o transferir de otro modo los derechos de uso de Sagy.
• Modificar, desensamblar, descompilar o aplicar ingeniería inversa respecto de Sagy.
• Probar, testear, escanear la vulnerabilidad, o tratar de evadir los mecanismos de seguridad implementados en los sitios web, servidores o redes conectadas con Sagy.
• Interferir o alterar la integridad o el rendimiento de Sagy.
• Copiar, emular o de cualquier forma reproducir el software de Sagy.
• Utilizar Sagy para cargar información ilícita, difamatoria y/o que haya sido obtenida sin cumplir las debidas autorizaciones legales sobre protección de datos personales.
• Reducir o impedir de manera deliberada la accesibilidad, usabilidad u operatividad de Sagy.
• Transmitir, publicar o promover material o contenido que incentive cualquier conducta que pueda constituir un delito.
• Subir o distribuir cualesquiera archivos que contengan virus, archivos corruptos o cualquier otro software similar que puedan perjudicar o dañar la operatividad de Sagy.
• Acceder o usar la información de cualesquiera otros Clientes o terceras personas a través de Sagy sin estar autorizado para tal efecto.

La violación de cualquiera de estas prohibiciones facultará a la Compañía a terminar de forma unilateral la prestación del Servicio, sin necesidad de requerimientos previos constituyendo la prueba de la prohibición especial en título ejecutivo para efectuar el cobro de la indemnización a la que haya lugar.

7.3 Obligaciones de la Compañía

En virtud de la naturaleza del Servicio que ofrece la Compañía, la misma se obliga a:

• Prestar el Servicio de acuerdo con lo establecido en los presentes Términos y Condiciones y sus actualizaciones, y demás documentos vinculantes.
• Realizar la auditoría de facturas de servicios públicos utilizando reglas de negocio e inteligencia artificial.
• Permitir el uso no exclusivo de Sagy al Cliente.
• Proveer la infraestructura para el correcto funcionamiento de Sagy y la prestación del Servicio.
• Informar al Cliente de cualquier cambio sobre las Tarifas y/o porcentajes de la Prima de Éxito.
• Proporcionar al Cliente las evidencias documentales que validen que el beneficio se obtuvo gracias a su gestión por el Servicio de Auditoría.
• Si la Compañía llega a ser notificada por un Cliente acerca de la existencia de información falsa, errónea, inexacta, incompleta o que incumpla con estos términos y condiciones, podrá realizar las averiguaciones e indagaciones pertinentes y, en caso de evidenciar tales fallas, podrá deshabilitar la cuenta comunicándolo al Cliente.
• Disponer lo necesario para realizar las actualizaciones tecnológicas requeridas en la prestación del Servicio.
• Apoyar e instruir al Cliente para que estos hagan buen uso y obtengan el mayor provecho de Sagy.

• La Compañía garantiza que prestará los Servicios de que trata la Sección 3.2 y Sección 3.3 de este instrumento, en todos sus aspectos sustanciales, tal como se describe en el alcance allí dispuesto. Si los Servicios prestados no fueran provistos conforme a la anterior garantía, el Cliente deberá notificar por escrito a la Compañía, de tal circunstancia, describiendo la deficiencia en los Servicios.
• La Compañía responderá únicamente por las fallas que presente Sagy por debajo de los niveles de servicio garantizados, en el caso del Servicio de Software as a Service.
• La Compañía hará sus mejores esfuerzos para prestar los Servicios con la calidad que esperan los Clientes, sujeto a los presentes términos y condiciones. No obstante, los Servicios que presta la Compañía no tienen ninguna garantía, y se prestan conforme con los términos de la Sección 9 de estos términos y condiciones.

Salvo por los compromisos de disponibilidad técnica expresamente descritos en el Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS) anexo, los Clientes aceptan que el Servicio de Software as a Service que presta Sagy es un servicio "as is" (tal cual), lo que quiere decir que no existe garantía alguna expresa ni implícita sobre la prestación del Servicio de SaaS, salvo la garantía contemplada en el Anexo 1 de este documento.

El Servicio de Auditoría constituye una obligación de medio, por lo que la Compañía se compromete a poner a disposición del Cliente su tecnología, conocimiento experto y diligencia profesional para identificar y tramitar anomalías, pero en ningún caso garantiza la obtención de un ahorro, beneficio económico o decisión favorable por parte de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos o autoridades de control.

Ningún tipo de información que los Clientes hayan recibido por algún medio por parte de la Compañía o cualquiera de sus representantes o funcionarios, adicional a estos términos y condiciones, comprometerá la responsabilidad de la Compañía ni representará garantía alguna sobre los Servicios.

Por tal motivo, el único recurso que los Clientes tendrán en relación con los Servicios que presta Sagy, es el de no volver a usar el Servicio, sin que esto implique reembolso alguno a favor de los Clientes.

En ningún caso la Compañía será responsable por daños indirectos, punitivos, especiales, ejemplares, incidentales, consecuentes o emergentes, o por cualesquiera daños por pérdida de datos, ingresos, beneficios u otras variables en lo que respecta al uso de Sagy, por el incorrecto uso de la solución o por ataques, sabotaje u otras prácticas en contra de la ética o circunstancias ilegales, de fuerza mayor o caso fortuito. Sin perjuicio de lo anterior, y al ser la Compañía un experto en los Servicios que presta, procurará contar con las medidas de seguridad informática necesarias para garantizar la protección de los datos y de la información del Cliente. En todo caso, la responsabilidad de la Compañía, en caso de persistir, sea ésta contractual o extracontractual, de cualquier índole o naturaleza, no excederá el monto total pagado por el Cliente a la Compañía por la prestación de los Servicios en los últimos seis (6) meses.

Las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (en adelante "PQRS") a los Servicios de Sagy se regirán por las siguientes disposiciones:

• Las PQRS de los Clientes podrán interponerse a través del correo electrónico soporte@sagy.com.co
• La Compañía registrará e individualizará la reclamación asignándole un número a su caso, que será puesto en conocimiento de quien presentó la misma, a través de una copia o informando el número de ésta.

La Compañía no será responsable de dar respuesta sobre una PQRS cuando la misma trate sobre información o un servicio que no es prestado directamente por Sagy. Será responsable de darle las especificaciones necesarias al Cliente de quien es la Persona responsable. La Compañía dará respuesta a los PQRS en el término legal correspondiente a quince (15) días hábiles contados a partir de su recepción.

La Compañía informa a los Clientes que quedará exenta de responsabilidad cuando:

• Los Clientes proporcionen datos de identidad o información incorrectos, inexactos, no actualizados o falsos, y en particular, por daños y perjuicios de cualquier naturaleza que se puedan deber a suplantación de personalidad de un tercero.
• Cuando se produzca suspensión, interrupción o corte de los Servicios debido a Mantenimiento correctivo o preventivo.
• Cuando las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos no dispongan de una plataforma de consulta digital o no emita la factura en formatos que permitan la extracción automatizada de datos.
• Cuando el acceso a las facturas se vea impedido por mantenimientos, caídas del sistema o errores técnicos en los portales web de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos.
• Cuando el Cliente no suministre, o suministre de forma errónea, las credenciales, números de contrato o la información de registro necesaria para que la Compañía realice la consulta y descarga de la facturación.
• Cuando se deban realizar modificaciones urgentes que sean necesarias por causas ajenas a la voluntad de la Compañía, en casos de congestionamiento, casos de fuerza mayor o fortuitos atribuibles a la naturaleza, a las condiciones atmosféricas, a altas o bajas en el voltaje del sistema eléctrico y otros de similar naturaleza.
• Por virus importados a través de la red o cualquiera sea su origen.
• Por el uso inadecuado de los Servicios por parte del Cliente, ya sea por desconocimiento del uso, mala configuración, fallas técnicas de acceso u otras similares en los equipos y/o sistemas contables de propiedad del Cliente.
• Por fallas derivadas de equipos obsoletos, falta de conectividad estable a internet, malware en los dispositivos del Cliente o incumplimiento de los requisitos técnicos mínimos de hardware y software comunicados por Sagy.
• Por fallas, lentitud o indisponibilidad causadas por proveedores externos esenciales, incluyendo pero no limitado a: plataformas de Empresas Prestadoras de Servicios Públicos, salvo que exista negligencia comprobada de la Compañía en la gestión de dichos proveedores.
• Por cualquier costo, perjuicio o daño que sea causado a los Clientes, como consecuencia de la utilización indebida de los Servicios por personas ajenas a la Compañía.
• Por las infracciones de derechos de propiedad intelectual efectuadas por los Clientes, a quienes se atribuye la condición de derechohabientes, ya sea como titulares o licenciatarios de tales derechos.

Los Clientes aceptan que la Compañía puede utilizar cookies y otras tecnologías similares en Sagy, sus contenidos, servicios, así como en los correos electrónicos y mensajes enviados a los Clientes. Estas herramientas se emplean para, entre otras finalidades, autenticar usuarios, registrar actividades en Sagy, mejorar su funcionalidad, optimizar los Servicios ofrecidos, analizar tendencias del mercado, recopilar información demográfica de los usuarios de Sagy, evaluar la eficacia de la publicidad, analizar el comportamiento de los Clientes y medir los resultados de las actividades ejecutadas en la Plataforma. Asimismo, permiten determinar quién ha abierto los correos electrónicos enviados y el formato en el que lo hacen. Entre los datos que se recogen se incluyen, entre otros, el tipo de navegador y sistema operativo utilizado, la dirección IP, el tiempo de permanencia en Sagy, la cantidad de visitas realizadas y el uso de la plataforma.

Cada una de las partes se compromete a mantener en secreto y a no revelar a terceros ninguna información confidencial o de propiedad exclusiva que reciba de la otra parte en virtud del presente ("Información Confidencial"), ni a utilizar dicha Información Confidencial para ningún otro fin que no sea los expresamente establecidos en estos términos y condiciones.

Todos los datos relativos a direcciones IP, aplicaciones web, nombres de dominio o características de red del Cliente (incluidos los datos que Sagy obtenga como resultado de la prestación del Servicio) se considerarán Información Confidencial del Cliente. Todos los datos y la información contenidos en el Servicio (excluida la Información Confidencial del Cliente) y toda la información relativa o relacionada materialmente con el hardware se considerarán Información Confidencial de Sagy.

El Cliente no podrá acceder, utilizar ni hacer referencia a la información o los datos contenidos en el Servicio, excepto para el propósito limitado de la gestión de vulnerabilidades con respecto a las direcciones IP y/o la Aplicación Web para las que el Cliente haya adquirido un paquete de suscripción.

Los Clientes aceptan que para cualquier divergencia o discrepancia que se presente durante el uso de Sagy, el Cliente y la Compañía dispondrán de un término de treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha del reclamo, para solucionar sus diferencias acudiendo a la negociación directa o a la conciliación.

Si pasado este tiempo, no se puede llegar a ningún acuerdo, tanto el Cliente como la Compañía, son libres de acudir a la jurisdicción de los tribunales competentes de la República de Colombia.

Con la aceptación de los presentes términos y condiciones, la Compañía queda autorizada para la recopilación, uso y tratamiento de los datos personales contenidos en Sagy y aquellos que se llegaren a suministrar o recopilar en el futuro, para las finalidades y en los términos descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía, la cual se encuentra disponible en la página de Política de Tratamiento de Datos Personales.

En cualquier caso, los Clientes podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos o a revocar esta autorización en los términos de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

La Compañía podrá pedirle a los Clientes algunos datos personales tales como nombre, dirección, teléfono y correo electrónico, entre otros. Al suministrar los datos por cualquier medio, el Cliente otorga consentimiento expreso para que la Compañía lleve a cabo operaciones de Tratamiento de datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, en los términos de la Política de Tratamiento de datos personales.

Los datos personales serán sometidos a tratamiento para el desarrollo del objeto social de la Compañía y demás fines especificados en la política de tratamiento de datos personales de la Compañía.

La Compañía tratará los datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas, y/o mientras sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

Las Partes acuerdan que los datos personales que el Cliente entregue a la Compañía, así como aquellos que se recopilen a través de Sagy o en el marco de la prestación de los Servicios, serán recopilados y/o almacenados por la Compañía en nombre del Cliente para la prestación de los Servicios contratados.

Los presentes términos y condiciones, y todos sus derechos, obligaciones, condiciones y términos se interpretarán, regirán y aplicarán de conformidad con las leyes aplicables de la República de Colombia. En el mismo sentido, la resolución de cualquier conflicto o asunto relacionado con el presente instrumento se someterá a la jurisdicción de los tribunales competentes de la República de Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pueda resultar competente.

El uso de las funcionalidades incluidas en Sagy por parte de los Clientes, implica la aceptación de los presentes Términos y Condiciones. Si cualquier Cliente está en desacuerdo con alguno de los elementos contenidos en los Términos y Condiciones, deberá cesar el uso de Sagy.

Los presentes Términos y Condiciones constituyen un acuerdo legalmente vinculante entre los Clientes y la Compañía.

La Compañía podrá realizar actualizaciones y cambios a los presentes Términos y Condiciones, tanto en su apariencia como en sus características y contenido, y este podrá ser cambiado o modificado en la medida en que se desarrollen nuevas funciones o características y a las condiciones de acceso en cualquier momento, sin que esto signifique compromiso adicional a los establecidos por parte de la Compañía ni se alegue algún tipo de perjuicio.

Vigencia: 19 de febrero de 2026.

1. Objeto

El objeto del presente documento es establecer los términos y condiciones de prestación del Servicio, actualización y mantenimiento de Sagy. Este documento refleja a su vez las condiciones operativas del servicio de soporte técnico y contiene todos los aspectos relacionados con su ejecución, permitiendo a las partes interesadas mantener un control sobre sus solicitudes.

2. Definiciones

• Evento Crítico: significa cualquier problema que presente Sagy que le impida al Cliente usarlo.
• Soporte: se refiere a los servicios mediante los cuales la Compañía puede proporcionar asistencia al Cliente para resolver problemas y solicitudes relativas al funcionamiento de Sagy.
• Tickets: son las situaciones reportadas por el Cliente en forma de Preguntas, Solicitudes o Reportes de problemas.
  • Solicitud: es un requerimiento, solicitud o consulta que el Cliente realiza y que no representa problema, falla o error con Sagy.
  • Problema: Falla o evento que impide el correcto funcionamiento de Sagy.
  • Pregunta: es una solicitud de información que realiza el Cliente, sin referirse a ningún fallo o error en Sagy.

3. Niveles de Servicio

a. Disponibilidad

La Compañía mantendrá una "disponibilidad mensual" del 99% a lo largo de un mes del calendario. El "porcentaje de disponibilidad mensual" en una aplicación concreta, es el índice de tiempo en el que Sagy estuvo disponible para el Cliente en relación con el tiempo total contabilizado en un mes. El tiempo se mide en intervalos de 24 horas y en ciclos mensuales de 30 días. La disponibilidad siempre se calcula por un mes entero. Un intervalo se marca como no disponible si los intentos de conexión a la aplicación por parte del Cliente son rechazados o sin éxito. Sin embargo, la Compañía no es responsable en ningún caso por las fallas presentadas en los equipos y/o sistemas operados por el Cliente, ni por las consecuencias que de éstas se deriven.

b. Atención al Cliente

i. Esquema de soporte

Para garantizar el óptimo funcionamiento de Sagy, la Compañía brinda servicio de soporte destinado a proporcionar la asistencia necesaria para resolución de incidentes que se generen en la operación. Este servicio estaría disponible de lunes a viernes en horario de 8 am a 5 pm UTC-5.

ii. Canales de atención

• WhatsApp: (+57) 3116756456
• Correo electrónico: soporte@sagy.com.co

iii. Niveles de criticidad

Las solicitudes o requerimientos elevados por el Cliente al equipo de soporte de Sagy, serán clasificados en función del impacto que tienen en la operación del Cliente:

iv. Definiciones de tiempos

• Atención: Tiempo que transcurre entre la solicitud o requerimiento y la asignación de un agente de servicio.
• Revisión: Tiempo que transcurre entre el saludo del agente y la primera respuesta con respecto a la solicitud o requerimiento.
• Escalamiento: Tiempo que transcurre entre el escalamiento por parte del agente y la revisión del caso por parte de la persona a la cual fue escalado. Este tiempo solo aplica en los eventos en que sea necesario escalar la solicitud o requerimiento del Cliente.
• Solución: Tiempo que transcurre entre el saludo del agente y el momento en el cual el caso queda resuelto.

El tiempo de respuesta varía según la criticidad del requerimiento:

Los tiempos de respuesta contarán a partir del registro de la solicitud en mesa de servicio.

c. Ventanas de mantenimiento

La Compañía en su continuo mejoramiento se reserva el derecho de abrir "ventanas de mantenimiento" que permitirán actualizar la plataforma que directa o indirectamente afectan la disponibilidad de la misma. Para éstas "ventanas de mantenimiento", la Compañía notificará al Cliente con aviso previo de al menos 24 horas de anticipación. Así mismo la Compañía tendrá derecho a realizar servicios de mantenimiento de emergencia o no programados, con aviso previo de al menos 3 horas de anticipación, mismos que serán efectuados en los días en que sean requeridos y siempre y cuando no puedan ser aplazados y ejecutados como mantenimientos programados.

La notificación del mantenimiento será proporcionada al Cliente a través de correo electrónico. La Compañía debe gestionar sus mejores esfuerzos para que la información sea recibida por el Cliente. La Compañía será liberada de sus obligaciones de contactar al Cliente si los datos de su contacto están desactualizados o son inexactos como consecuencia de una acción u omisión del Cliente.

d. Caso fortuito o fuerza mayor

En caso de que la Compañía no pueda temporalmente prestar el Servicio contemplado en el presente documento por motivo de la intervención de un evento constitutivo de caso fortuito, entendiéndose por caso fortuito todo evento imprevisible e irresistible ajeno a la esfera de control, la Compañía notificará al Cliente el lapso estimado de reanudación del Servicio, pero en ningún caso será responsable de ello, ni se entenderá que hubo incumplimiento del Contrato.

4. Procedimiento de Soporte

Para favorecer el más eficiente desarrollo del servicio, las partes están de acuerdo en adoptar como obligatorio el siguiente procedimiento y planes de gestión para el control de calidad. El Cliente debe reportar toda solicitud a través de los canales de atención.

a. Reporte de solicitudes

Las solicitudes son creadas con las siguientes características:

• Asunto: El Cliente describe de una manera resumida de qué se trata la solicitud.
• Tipo de Solicitud: El Cliente clasifica la solicitud acorde a su naturaleza como: Pregunta (desea realizar una pregunta sobre Sagy), Reportar un Problema (desea reportar un problema que se le presenta en Sagy) o Solicitud (desea elevar una solicitud).
• Prioridad de la solicitud: El Cliente clasifica la solicitud según la naturaleza de la urgencia de resolución acorde al impacto del mismo.

• Descripción de la solicitud: El Cliente debe explicar de manera lógica y coherente el requerimiento o la situación que se pretende resolver; con ayudas visuales o capturas de pantalla, detalles completos del error presentado, entre otros.